Introdução
As organizações estão em constante evolução, sempre em busca de meios para se destacarem. Nesse contexto, muitas empresas passaram a buscar ferramentas de gestão inovadores e estratégias para aprimoramento dos processos, controles internos e a realização de auditoria, visto que essa prática é de extrema importância.
Desta forma, neste artigo, exploraremos os conceitos, finalidades e benefícios da auditoria interna e externa, destacando seus papéis complementares no processo decisório das organizações. Ao compreendermos essa prática, conseguiremos entender de forma plena a sua contribuição para que as empresas alcancem uma posição de destaque no mercado.
O que é Auditoria?
Conforme afirmado por Franz Uhl e João Teodorico Fernandes no livro Auditoria interna (1974, p. 17), a auditoria é caracterizada como um mecanismo de controle administrativo, com a responsabilidade de mensurar e avaliar a eficácia de controles diversos. Seu surgimento decorreu da demanda por obter informações nítidas e objetivas relacionadas aos registros contábeis.
No contexto brasileiro, as diretrizes formais para a prática de auditoria foram estabelecidas no ano de 1972, quando o BACEN (Banco Central) promulgou normas que determinavam a obrigatoriedade da auditoria no âmbito do mercado financeiro. Atualmente, essas diretrizes encontram-se delineadas nas regulamentações 4879/20 e 4910/21.
Apesar de ser uma imposição regulatória, é possível observar que, na prática, várias outras organizações também adotam a auditoria como meio de validar resultados e assegurar a confiabilidade de suas operações. Essa tendência indica que a realização da auditoria não deve depender exclusivamente de imposições regulatórias, mas sim ser adotada por suas inúmeras outras contribuições, entre elas, a otimização na gestão de riscos e a ampliação da eficiência organizacional.
Dessa forma, podemos dizer que a auditoria é o processo onde uma pessoa nominada como auditor, realiza a verificação, opina e analisa informações acerca dos controles, políticas e procedimentos internos, confirmando a veracidade dos mesmos. Seu principal objetivo é averiguar se os processos internos estão sendo efetivos, e cumprindo com o fim proposto.
Auditoria Interna e Externa
A auditoria se desdobra em duas categorias principais: Auditoria Interna e Auditoria Externa, também conhecida como Auditoria Independente. A Auditoria Interna ocorre dentro da própria empresa ou por uma entidade externa, como uma consultoria. Como abordado anteriormente, essa etapa envolve uma investigação profunda das operações internas da organização. Por exemplo, imagine os auditores como investigadores que buscam identificar possíveis não conformidades, e caso identificado pontos de atenção, estabelece um plano de ação para corrigir e alinhar os processos e/ou procedimentos.
Por outro lado, a Auditoria Externa, também chamada de Auditoria Independente, é quando uma empresa externa à empresa é contratada para realização da análise, não tendo essa empresa nenhum tipo de vínculo com a organização. Nela também é analisada a situação atual da organização, e se os seus processos e procedimentos internos estão em conformidade.
No âmbito da auditoria empresarial, o papel do auditor é de extrema relevância, exigindo uma base sólida para desempenhar suas funções em conformidade com a legislação. Isso se deve ao fato de que o auditor não apenas realiza a análise detalhada das operações e processos da empresa, mas também é encarregado de interpretar e comunicar os resultados de maneira clara. Além disso, o auditor tem a responsabilidade de apresentar os resultados da auditoria à empresa de forma imparcial e objetiva, oferecendo percepções válidas para a alta administração e demais stakeholders.
Para executar essas atribuições de maneira eficaz, o auditor deve possuir competência técnica e ética, além de manter uma postura independente e imparcial. A natureza crítica do seu trabalho implica em identificar riscos, deficiências e irregularidades que possam afetar a saúde financeira e a conformidade da empresa. Por isso, a integridade dos relatórios de auditoria são essenciais para fornecer informações confiáveis que orientem a tomada de decisões informadas por parte da administração e dos investidores.
Vale mencionar que ambas as auditorias são para garantir que a empresa funcione da melhor maneira possível, de acordo com o que é esperado em termos de compliance. Elas servem como instrumento de controle interno seja de informação, registro, atuação e desempenho existente na organização, auxiliando a alta gestão na administração da tomada de decisão, diminuindo os riscos e identificando os problemas, dando, portanto, tempo para correção.
Quais os Benefícios de uma Auditoria?
Dentre os principais benefícios da auditoria, são evidenciados os pontos a seguir:
- Melhoria na organização administrativa: A auditoria oferece percepções que agregam no aprimoramento da estrutura organizacional, otimizando processos e tornando a gestão mais eficaz.
- Melhoria nos controles internos: Através da análise minuciosa, a auditoria identifica lacunas e/ou falhas nos controles internos, permitindo que a empresa fortaleça suas medidas de proteção e prevenção.
- Melhoria na forma de atuação: Ao destacar áreas que necessitam de ajustes, a auditoria promove uma atuação mais eficiente e orientada para resultados.
- Garante a aplicação das políticas: A conformidade com políticas e diretrizes estabelecidas é assegurada, evitando desvios que possam comprometer a integridade da organização.
- Aumenta a confiabilidade: Ampliação da confiança e credibilidade junto a clientes, fornecedores e investidores.
- Contribui para tomada de decisões: Os resultados da auditoria fornecem informações cruciais que embasam a tomada de decisões estratégicas, minimizando riscos e promovendo o crescimento da organização.
Qual a Relação da Auditoria com o Compliance?
Como vimos, a auditoria realiza suas avaliações por meio de amostragem, garantindo que as normas e procedimentos estabelecidos pela administração sejam cumpridos. Por outro lado, o Compliance das organizações trabalha de maneira contínua, monitorando e assegurando a conformidade com as normas, além de fornecer treinamentos para conscientização.
Ambos desempenham um papel crucial na identificação de fragilidades nos controles internos e na promoção de uma cultura de correção de não conformidades, informando a alta administração. O Compliance acompanha e soluciona os problemas apontados pela auditoria, surgindo como um ponto de conexão entre as duas áreas.
Enquanto o Compliance está envolvido na implementação de processos e controles, a auditoria avalia a estrutura dos controles internos sem se envolver na execução dos processos, sendo possível submeter o processo de Compliance à auditoria interna para avaliação (Coimbra e Manzi, 2010).
Como Realizar uma Auditoria?
O auditor exerce a função de conduzir a auditoria interna na organização. Por meio de um checklist, é possível examinar os procedimentos que constituem a rotina empresarial e, no final do processo, apresentar os resultados que indicam os acertos e as deficiências.
No entanto, além de ser uma ferramenta de aprimoramento, a auditoria também abre oportunidades para a obtenção de certificações e a implementação de estratégias que otimizem o uso de recursos, melhorem a eficiência do tempo e aprimorem as habilidades da equipe. Abaixo trouxemos alguns passos para auxílio da implementação do processo de auditoria de forma efetiva:
1. Planeje a Auditoria
Quando estabelecida a decisão de implantação da auditoria, é necessário que seja definido de forma clara o motivo de sua realização, bem como, os resultados que se espera. Além disso, delimite o que vai ser auditado, para um melhor direcionamento e obtenção de melhores resultados, além de auxiliar de forma efetiva no levantamento de informações para avaliação dos processos.
2. Defina um Cronograma
É necessário criar um calendário e estabelecer um plano do que irá ser auditado. Ao manter essa prática, a organização consegue entender melhor a frequência e a importância de manter seus processos controlados.
Entretanto, ter conhecimento apenas sobre o “momento oportuno” não é suficiente para resolver todas as questões. É importante construir um plano de ação robusto e ter um checklist eficiente à disposição, levando em consideração alguns elementos tais como:
- Quais processos e subprocessos serão submetidos à auditoria?
- Quando isso será realizado?
- Quais ferramentas serão necessárias?
- Quais requisitos serão levados em conta?
- Existem sinais de possíveis problemas?
- Quais são os tipos de evidências que vão atender aos requisitos?
Devem ser definidos todos os detalhes para garantir que a auditoria alcance a eficácia desejada, gerando análises que realmente contribuam para a melhoria dos processos e para uma tomada de decisão.
3. Engaje os Colaboradores
O engajamento dos colaboradores é fundamental, pois são eles quem conhecem de forma aprofundada a empresa, sendo possível a identificação de desafios internos, e a elaboração de um plano de ação, com o propósito de prevenção de tudo que possa prejudicar a empresa.
Ainda, envolver os funcionários contribui para a cultura da organização, onde todos compreendam a sua relevância para o aprimoramento dos processos, crescimento da organização, e para o atingimento do objetivo definido.
4. Analise as Pendências
Antes da auditoria deve ser realizada a verificação interna para sanar as deficiências, e identificar se não há pendências anteriores. Por isso:
- Verifique as mudanças sugeridas como melhoria e que não foram implementadas;
- Quais planos de ação não foram finalizados;
- Processos que apresentam problemas diários;
- Obtenha documentos com relação ao histórico de eventos anteriores para que o auditor possa avaliar o que não foi atingido pela empresa, para implementação das ações capazes de gerar melhores resultados.
Adicionalmente, para otimizar o processo de auditoria em relação a pendências, considere:
- Estabelecer uma comunicação aberta com as partes que estão envolvidas para incentivo do compartilhamento de informações cruciais;
- Adotar um sistema eficiente para monitorar o progresso das ações de correção;
- Definir responsabilidades para cada ação, assegurando que todos estejam cientes sobre o que deve ser realizado;
- Estabeleça uma periodicidade para verificação do status das pendências e garantir que tudo seja seguido.
5. Verifique toda a Documentação
Antes de prosseguir com a auditoria, precisa ser dada uma atenção à verificação de toda a documentação da organização. Isso envolve examinar de forma minuciosa toda a documentação, podendo incluir documentos quanto aos procedimentos internos, controles, políticas, entre outros.
6. Faça uma Revisão Geral antes da Auditoria
Com no mínimo 1 semana de antecedência, faça uma revisão geral, para preparação da auditoria. Essa etapa envolve uma análise detalhada de quaisquer dados pertinentes que serão avaliados durante a auditoria, pois caso identificada possíveis lacunas, há tempo de efetuar a correção de erros e garantir que todos os elementos essenciais estejam precisos para avaliação.
7. Revise os Resultados
Após realizada a auditoria deve ser elaborado um relatório das conformidades, não conformidades e pontos de melhoria identificados, para posteriormente ser feita uma análise crítica da alta administração.
Essa análise crítica dos resultados desempenha um papel importante no aprimoramento da empresa, ao conduzir essa análise a alta administração avalia diversos aspectos para identificar possíveis melhorias.
Através da avaliação das necessidades e expectativas das partes interessadas, a alta gestão garante que o sistema atenda às demandas daqueles que são impactados por suas operações.
A análise também deve envolver uma revisão do desempenho, abordando desde não conformidades até o cumprimento dos objetivos de segurança da informação. Além disso, a consideração do feedback das partes interessadas e a avaliação dos riscos proporcionam insights valiosos para orientar na tomada de decisões estratégicas e promoção de melhoria contínua.
Utilização da tecnologia para auditoria - Be Standards
Tendo em vista o alto volume de informações que precisam ser levantadas para a auditoria, ou até mesmo para atendimento aos requisitos regulatórios de normativas, isso pode gerar problemas quanto à gestão dessas evidências, e até mesmo ser disponibilizado equívocos quanto aos documentos.
Para auxílio das empresas nesse processo, existem diversas tecnologias, e a Be possui a Be Standards que possibilita a realização de revisões e auditoria de forma eletrônica, que permite realizar a gestão de evidências, o controle de periodicidade e até mesmo analisar os riscos, bem como, identificar as não conformidades de forma rápida e intuitiva.
Dessa forma, as organizações garantem que as obrigações que vão ser auditadas estejam em conformidade. A tecnologia tornou-se uma importante ferramenta à medida que possibilita uma auditoria rápida e eficaz, facilitando o processo de agrupamento de evidências.
Além disso, a ferramenta tecnológica é ainda mais oportuna, pois permite que mais de um usuário utilize, resultando em maior agilidade nas auditorias e gestão das evidências.
Também, fora o agrupamento de informações, conforme a auditoria e revisão ocorre, é definida a próxima data de forma automatizada, possibilitando assim comparativos da evolução dos procedimentos, políticas, e controles internos da organização.
Assim, é fundamental a quebra de tabu para a adoção da tecnologia para a gestão interna, devendo haver uma conscientização das organizações para compreender que a tecnologia veio para simplificar processos, e procedimentos, permitindo que a empresa aproveite ao máximo suas vantagens.
Conclusão
Concluímos que a busca por excelência impulsionou as organizações a adotarem práticas de gestão, como a auditoria interna e externa. Compreendemos ao longo do artigo os benefícios deste procedimento, que vão desde a otimização dos processos, garantia de conformidade regulatória, até o auxílio na tomada de decisão.
Além disso, abordamos um importante fator com relação à tecnologia, destacando como a transformação digital pode ser uma aliada no processo de conformidade. Desta forma, pensando em auxiliar as organizações, a Be desenvolveu uma plataforma Be Standards, que possibilitará a realização de uma gestão centralizada e integrada de todos os requisitos da norma através de um painel visual super moderno, onde possibilita:
- Concentrar as evidências em um só lugar;
- Estabelecer plano de ação;
- Analisar riscos;
- Monitorar políticas, procedimentos e controles internos;
- Realização de auditorias e revisões, e muito mais.
Ficou interessado em conhecer a Plataforma? Agende uma demonstração com nossos especialistas, e saiba mais sobre a plataforma que vem revolucionando as empresas no Compliance Regulatório.
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