Como o setor de compliance e RH podem ajudar durante a Pandemia?

O período de quarentena já se estende a meses e com isso a vida no trabalho de muitas pessoas mudou. Seja em relação ao home office, adaptação a novas tecnologias ou a novas formas de comunicação com a empresa.

Para auxiliar nesse momento de pandemia, escrevemos neste post, dicas sobre como o setor de compliance pode auxiliar a empresa nesse período de extrema instabilidade.

1- Deixe as regras claras! 

A Pandemia trouxe um cenário inesperado e totalmente novo, empresas que não tinham políticas de home office, hoje se veem obrigadas a colocarem a maioria de seus colaboradores – se não todos eles – em trabalho remoto. 

A mudança para o em home office afeta a cultura de trabalho dentro da empresa e pode gerar uma série de dificuldades para todos.

Colaboradores podem ficar em dúvida quanto a organização de suas tarefas diárias, prestação de contas a superiores, agendamento de reuniões, entre muitos outros. 

Assim, é essencial que o compliance em conjunto com o RH enviem as regras e orientações essenciais que devem ser seguidas durante o home office.

Se necessário, a empresa deve enviar uma Política de Home Office para deixar claro as normas que devem ser seguidas nessa forma de trabalho. 

2- Garanta a não retaliação (para casos de corona vírus)

Uma das grandes preocupações dos funcionários é ser diagnosticado com COVID-19 e demitido por não conseguir colaborar com a empresa durante o período da doença.

Tal medo pode levar o colaborador a esconder da empresa que está com coronavírus, o que deixaria outros funcionários expostos (caso a empresa esteja operando presencialmente), além de correr o risco de ter processos importantes interrompidos. 

Dessa forma, o compliance deve se juntar ao setor de RH para explicar aos colaboradores que qualquer suspeita de COVID-19 deve ser informada imediatamente a empresa e que isso não acarretará em nenhuma retaliação. 

No momento da pandemia é importante reforçar para os colaboradores quais são as causas possíveis de retaliação dentro da empresa. 

3- Repense os Controles Internos 

A Pandemia traz um momento de extrema instabilidade econômica, o que pode levar ao cometimento de fraudes por parte dos colaboradores. Esse risco aumenta ainda mais se os colaboradores estiverem em home office. 

Isso se dá porque no home office é comum que colaboradores não se sintam dentro da empresa, há um distanciamento da empresa, o que pode gerar a falsa sensação de que a empresa não estaria “olhando tão de perto” e os funcionários seguem as regras essenciais da empresa. 

Assim, é de suma importância que os controles internos sejam inteiros repensados.

Deve-se manter e reforçar o que é adequado para o Home Office e então alterar aqueles que não são adequados ou que são insuficientes.

A dica aqui é usar a tecnologia como extrema aliada nesse momento, por exemplo, a empresa pode passar a adotar controles de aprovação de pagamentos ou um controle de contratação com terceiros por meio de Plataformas Digitais. 

Na Plataforma da Be Compliance temos uma área específica para realização de due diligence de terceiros.

Além de termos um acesso específico na Plataforma aos terceiros que devem assinar o Código de Ética e demais políticas importantes. Terceiros podem, também, assistir treinamentos. 

DICA BÔNUS: 

Deixamos aqui também uma dica bônus, falamos sobre a comunicação na primeira dica deste artigo, mas tão importante quanto comunicar as regras da empresa é comunicar como a empresa está lidando com a situação.

Ou seja,comunique aos funcionários quais medidas estão sendo tomadas dentro da empresa, aqui a transparência é a chave. 

Se já há uma previsão de retorno ao trabalho, informe-os e diga quais são os cuidados a serem tomados, como o uso obrigatório de máscaras, luvas e higiene.

Se a sua empresa não sabe ainda quando vai voltar a funcionar normalmente, também comunique tal fato aos colaboradores.

É importante que a transparência seja cultivada nesse período de pandemia, para reforçar a cultura de compliance da empresa e evitar ansiedade e pânico por parte dos colaboradores.