As auditorias internas e externas são fundamentais para aprimoramento contínuo e, para que realmente corroborem com os controles internos implementados, devem ser feitas de forma efetiva. Para contribuir com a efetividade do procedimento, a ISO desenvolveu uma norma específica para orientar esse processo, sendo a ISO 19011.
A ISO 19011 fornece diretrizes para auditorias de diferentes escopos e tamanhos, seja para grandes equipes de auditoria ou para um único auditor, e se adapta tanto a sistemas de gestão mais maduros quanto àqueles ainda em desenvolvimento.
Posto isso, neste artigo, apresentamos uma visão geral desta norma, destacando os pontos essenciais que você precisa conhecer sobre a auditoria, bem como dicas, que vão contribuir ainda mais para a sua organização. Vale ressaltar que, se você já está familiarizado com o texto, essa leitura servirá para reforçar os principais conceitos, e caso ainda não conheça a norma, será uma excelente introdução ao seu conteúdo.
O que é a ISO 19011?
A ISO 19011 é uma norma internacional que fornece orientação sobre a auditoria de sistemas de gestão. Ela abrange os princípios de auditoria, a gestão de um programa de auditoria e a condução de auditorias de sistemas de gestão.
Além disso, a norma oferece orientação sobre a avaliação de competência das pessoas envolvidas no processo de auditoria, incluindo aqueles que gerenciam o programa de auditoria, os auditores e a equipe de auditoria.
Esta norma é aplicável a todas as organizações que necessitam planejar e conduzir auditorias internas ou externas de sistemas de gestão ou gerenciar um programa de auditoria. Embora a ISO 19011 seja voltada principalmente para auditorias de sistemas de gestão, ela também pode ser aplicada a outros tipos de auditorias, desde que sejam consideradas as competências específicas necessárias.
Diferença da auditoria interna e externa
As auditorias internas, também conhecidas como auditorias de primeira parte, são realizadas pela própria organização ou por empresas contratadas por ela. Essas auditorias são conduzidas de acordo com os objetivos e necessidades internas da organização, e geralmente têm como objetivo avaliar a eficácia dos processos internos, identificar áreas de melhoria e garantir a conformidade com os requisitos internos e externos.
Já as auditorias externas englobam as auditorias de segunda parte, elas são realizadas por partes interessadas na organização, como clientes, fornecedores ou parceiros comerciais, que buscam avaliar a conformidade da organização com seus requisitos específicos.
Com relação às auditorias de terceira parte são conduzidas por organizações de auditoria independentes, como empresas de certificação, acreditadas para realizar avaliações imparciais e independentes da conformidade da organização com normas, regulamentos ou padrões específicos.
É possível usar a ISO 19011 para outros tipos de auditoria?
É possível utilizar os princípios e diretrizes da ISO 19011 para outros tipos de auditoria além da auditoria de sistemas de gestão, devido ao fato da norma oferecer orientações gerais sobre princípios de auditoria, gestão de programas de auditoria, condução de auditorias e avaliação da competência de auditores, que podem ser aplicadas a diferentes contextos.
Essa flexibilidade permite que as organizações se adaptem ao que a norma traz consigo, para atender às necessidades específicas de auditorias em áreas como qualidade, meio ambiente, saúde e segurança ocupacional, entre outras. Dessa forma, a ISO 19011 pode ser uma importante ferramenta para garantir a padronização e efetividade nos diversos tipos de auditorias.
Você sabe o que é PDCA para o programa de auditoria?
O PDCA (Plan-Do-Check-Act) é uma metodologia de gestão que pode ser aplicada ao programa de auditoria para melhorar a efetividade do processo de auditoria. Ele se divide em quatro etapas, simplificando assim a gestão, e através dela se identifica o que precisa ser melhorado, possibilitando criar um plano de ação.
Cada uma das quatro etapas da metodologia é essencial para garantir que tudo corra bem no final. Quando cada fase é organizada, é possível identificar possíveis falhas, oportunidades de melhorias e quais são os acertos da organização. Abaixo separamos uma breve explicação de cada etapa:
- Plan (Planejar): Nesta etapa, o programa de auditoria é planejado, incluindo a definição dos objetivos da auditoria, escopo, critérios, recursos necessários e cronograma. Também são identificados os riscos e oportunidades que podem afetar a auditoria.
- Do (Executar): A auditoria é executada conforme o plano estabelecido. As atividades de auditoria são realizadas, incluindo a coleta de evidências, entrevistas, revisão de documentos, entre outros.
- Check (Verificar): Os resultados da auditoria são verificados para garantir que atendam aos objetivos estabelecidos. Isso inclui a revisão dos relatórios de auditoria, análise das não conformidades identificadas e avaliação da eficácia das ações corretivas tomadas.
- Act (Agir): São tomadas ações para melhorar continuamente o programa de auditoria. Isso pode incluir a implementação de melhorias nos processos de auditoria, treinamento da equipe de auditoria, revisão do plano de auditoria com base em lições aprendidas, entre outros.
Para exemplificar, trazemos na figura abaixo um fluxograma exemplificando a aplicação da metodologia:
Importância da aplicação da ISO
A realização de auditorias requer um planejamento, desde a escolha da empresa ou do auditor até a definição do cronograma da auditoria. A ISO 19011 estabelece um padrão comum para a realização de auditorias internas ou externas em sistemas de gestão.
Além disso, a norma oferece orientações aos auditores durante o processo, garantindo que as auditorias sejam conduzidas de maneira profissional, ética, e principalmente, de maneira imparcial e baseada em evidências.
Vale ressaltar que a norma aborda o planejamento, execução e acompanhamento das auditorias, levando em consideração objetivos, escopo, critérios e riscos, definindo critérios para a seleção, treinamento e avaliação de auditores, visando garantir sua competência e desempenho adequados.
Ao compreender o verdadeiro propósito das auditorias, a organização torna a avaliação do sistema de gestão mais eficiente e com um valor melhor a cada nova auditoria, contribuindo para a melhoria contínua da organização.
Dicas Práticas
A realização de auditorias internas e externas é essencial para garantir a conformidade e a eficiência dos processos organizacionais. Essas auditorias não só identificam áreas de melhoria, mas também asseguram que a empresa esteja em conformidade com regulamentos e padrões.
No entanto, como vimos, para que uma auditoria seja eficaz é necessário um planejamento cuidadoso e a seleção de uma equipe qualificada. Com isso, abaixo separamos algumas dicas práticas para ajudar você a conduzir auditorias bem-sucedidas:
- Planeje sua Auditoria: Estruture um processo claro, defina prioridades e avise todos com antecedência.
- Defina um Bom Grupo Auditor: Escolha profissionais experientes.
- Selecione Critérios de Auditoria: Estabeleça objetivos claros e específicos para evitar ambiguidades.
- Organize a Documentação: Mantenha todos os documentos atualizados e facilmente acessíveis.
- Mostre Segurança: Mantenha a calma e confiança durante a auditoria para evitar questionamentos desnecessários.
- Acompanhe de perto: Envolva pessoas conhecedoras do negócio e estabeleça uma relação de profissionalismo com as demais áreas.
Conclusão
A auditoria interna é essencial para as empresas, contribuindo significativamente para a melhoria contínua e a conformidade com regulamentos, e com a implementação da ISO, a segurança e efetividade no processo será ainda maior.
Agora imagine poder realizar todo esse processo com uma plataforma que permite gerenciar os requisitos da ISO 19011, consolidando todas as evidências, planos de ação e documentos em um único lugar. Com a Be Standards, você pode fazer tudo isso e muito mais, incluindo a organização de documentos em pastas para uma melhor preparação para a auditoria.
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