Recursos Humanos é um dos setores que mais lida com os dados pessoais de colaboradores, neste caso, com a LGPD, precisamos ter um cuidado maior na hora do captar, armazenar e tratar esses dados, sendo assim, é fundamental que a área de RH saiba e entenda como a LGPD funciona, e qual deve ser os seus cuidados.
Quais cuidados o RH deve ter no momento de tratar os dados:
Como o RH acompanha os colaboradores desde a sua concepção na empresa, até seu desligamento, é de suma importância que a área saiba como lidar com esses dados, quais são suas hipóteses de tratamento e princípios que devem ser seguidos, ou seja, por qual motivos esse dado foi captado? Em qual momento eu posso utilizar esses dados? Tudo para que não fira a privacidade e direito daquele titular.
Outro ponto importante é não captar dados em excesso, captar apenas aqueles dados necessários para a atividade final. Excepcional fazer um mapping de todos os processos e quais dados são captados, para organizar e visualizar aqueles que estejam em demasia.
Além disso, é importante frisarmos sobre a captação do consentimento, ou seja, para utilizar os dados é necessário que o indivíduo de sua manifestação livre, informada e inequívoca, estando sempre informado sobre a finalidade exata e o seu tempo de armazenamento, ainda, que a finalidade não seja algo imposto ao colaborador, de maneira ao qual possa prejudicá-lo.
Vamos ainda ressaltar que é obrigação da empresa proteger esses dados, criar políticas e processos para o tratamento dos dados, tipos de segurança, ou seja, tenha uma gestão de privacidade de dados efetiva. Dando aos titulares os direitos de autorizar ou negar o uso dos seus dados, acessar ou corrigir os dados, abrir solicitação sobre os seus dados, etc.
Quanto tempo a empresa pode guardar os dados dos funcionários?
Dependerá do documento, contudo, em média de 5 a 10 anos. Para evitar problemas trabalhistas é aconselhável armazenar durante os últimos 5 anos trabalhados na empresa, para que a empresa tenha os documentos necessários caso precise comprovar alguma situação do colaborador, perante o judiciário, por exemplo. Contudo, existem documentos que não tem um prazo específico, é preciso sempre analisar todos os tipos de documento e seu prazo típico.
Conclusão
É muito importante que o RH entenda da LGPD e trate os dados pessoais à altura, para que não fira a privacidade dos mesmos. Frente a isso, a Be, tem uma solução completa para auxiliar também o setor de RH a estar de acordo com a Lei, para que consiga atender de maneira rápida e ágil as solicitações dos colaboradores ou candidatos, além de poder fazer toda gestão de consentimento. Entre em contato conosco e saiba como podemos ajudá-los!
