A investigação interna serve para apurar fatos e condutas inadequadas e/ou ilícitas, identificar os responsáveis e, se for o caso, apurar o impacto financeiro do ocorrido na organização.
Feita a investigação será necessário determinar as sanções a serem aplicadas aos responsáveis, de acordo com as estratégias jurídicas e cumprir as exigências de compliance e de governança interna, identificando as vulnerabilidades para prevenir perdas futuras, melhorar os controles internos e mitigar as consequências.
De posse do resultado da investigação será possível definir estratégias para prevenir que o caso se repita, intensificar campanhas de conscientização e realizar treinamentos sobre o assunto em questão.
Dessa forma, as investigações internas são realizadas, principalmente, a partir da localização e análise de documentos eletrônicos ou físicos com conteúdo relevante para a apuração dos fatos, análise de gravações de imagem e voz, de entrevistas de pessoas com conhecimento sobre os fatos, realização de perícia nos dispositivos da empresa para verificar a alteração de algum arquivo ou outra violação do sistema.
Etapas da investigação interna
A depender da organização interna da empresa, as etapas da investigação podem ser:
1) Análise da denúncia: o fato relatado será analisado para verificar a complexidade e a pertinência de uma investigação interna;
A depender da complexidade do caso, a organização pode optar por contratar uma consultoria externa;
2) Planejamento: Depois de determinada a complexidade da denúncia será necessário detalhar o escopo da investigação, determinar a equipe responsável pela apuração, a distribuição de atividades, ferramentas necessárias para a investigação, orçamento (se o caso) e os prazos para a investigação.
Esse planejamento pode vir a ser alterado durante a investigação, a depender dos desdobramentos, já que uma investigação relativamente simples, se tornar algo complexo;
3) Análise de riscos: Análise dos riscos envolvidos e definição de um plano de contingenciamento, se o caso;
4) Investigação: coleta, preservação e análise de documentos, análise financeira (se o caso), verificação de dispositivos (se o caso);
5) Entrevistas;
6) Relatório final.
Importância de uma investigação interna bem conduzida
Investigação interna é o conjunto de atividades desempenhadas por um particular para apurar determinados fatos com o objetivo de identificar fraudes, possíveis conflitos de interesse, condutas inadequadas, dentre outros atos.
Os meios utilizados na investigação devem ser lícitos, respeitar a esfera de direitos de terceiros e se limitar ao que é possível na esfera privada, já que as empresas não têm os mesmos poderes de órgãos estatais, e, no ímpeto de conseguirem informações que comprovem o fato denunciado, podem incorrer em ilicitude e até obrigação de indenizar.
Importante que a equipe de investigação e a organização tenham ciência dessa limitação e do valor das provas colhidas. As provas colhidas em uma investigação interna têm valor diferente daquelas colhidas em juízo ou por órgãos da administração, elas serão meios de prova lícitos, mas terão, de maneira geral, caráter documental. Os registros das entrevistas, por exemplo, terão valor de declarações constantes em documentos privados assinados e a perícia, por exemplo, irá gerar um laudo técnico privado.
Com uma condução correta da investigação interna, os documentos, registros de entrevistas, declarações e laudo técnico particular, poderão ser usados para determinar as sanções internas aos envolvidos, e ainda como provas lícitas em eventual processo judicial, sem que haja o risco de gerar qualquer responsabilidade para a empresa por atos ilícitos.
Nesse ponto, é essencial destacar que, durante uma investigação interna, o sigilo das informações colhidas, a dignidade, privacidade, intimidade e demais direitos e garantias individuais das pessoas envolvidas devem ser preservadas.
Entrevistas
Dentre as atividades da investigação estarão as entrevistas que são fundamentais para confirmar informações existentes ou para levantar novas informações sobre o fato denunciado.
A condução de uma entrevista investigativa deve ser baseada na escuta ativa, de forma que toda a atenção esteja voltada para o diálogo. A observação do comportamento do entrevistado durante a conversa é importante (expressões faciais e movimentos corporais, por exemplo) para determinar a condução da entrevista.
Entrevistados:
– Denunciante: caso o denunciante tenha se identificado a entrevista será direcionada para esclarecimento de fatos, datas e pessoas envolvidas nos fatos. Nesse caso será a primeira fonte de contato.
– Testemunhas: a entrevista com testemunhas deve ser cuidadosa para que elas se sintam confortáveis e seguras em colaborar efetivamente com a investigação, confirmando pontos específicos e trazendo novas informações.
– Vítima: a entrevista com eventual vítima deve ser conduzida por acolhimento e empatia, transmitir seriedade e segurança e proporcionar um ambiente em que a vítima se sinta confortável para relatar o ocorrido e falar sobre o assunto.
– Denunciado: Caso seja necessário entrevistá-lo, deve ser o último da lista.
Aspectos importantes da entrevista:
1) A entrevista de investigação deve seguir um roteiro baseado no escopo da investigação, de forma que facilite a obtenção das respostas necessárias sem precisar realizar diretamente as perguntas sensíveis. Além disso, um esboço de entrevista bem pensado irá manter o entrevistador na linha e impedi-lo de não abordar assuntos importantes, depois que a entrevista estiver correndo, e manter o curso da entrevista no caminho desejado.
2) Deve ser conduzida por mais de uma pessoa. Ambas devem estar preparadas, conhecendo a documentação sobre o caso e o entrevistado, e pelo menos um delas deve ter alguma experiência com entrevistas.
3) Caso tenha provas sobre o fato denunciado, é importante que elas estejam disponíveis durante a entrevista. Uma testemunha, por exemplo, não pode fugir a um e-mail, fatura ou memorando e o entrevistador poderá confrontar o entrevistado, desmascarando uma mentira e, muitas vezes, levando o entrevistado a dizer a verdade.
4) Após a entrevista, é importante solicitar que o entrevistador assine um termo de entrevista contendo os detalhes do que relatou (atenção! O funcionário não é obrigado a assinar esse termo).
Comportamento do entrevistador:
1) É preciso estabelecer uma conexão com o entrevistado e a melhor maneira é sendo claro e respeitoso.
O entrevistador deve se apresentar, dizer qual é o seu nome e seu cargo na empresa. Se for um advogado é extremamente recomendado que ele diga que é advogado da empresa, como pessoa jurídica e não do entrevistado ou qualquer pessoa física da empresa. Esse aviso não é uma obrigação legal, mas consiste numa boa prática de entrevistas de investigação.
É recomendado dizer o objetivo geral da entrevista, por exemplo, dizer que está conduzindo uma auditoria interna da área, trata-se de dizer em linhas gerais o porquê da conversa. termo)
2) O entrevistador deve mostrar neutralidade diante de todas as informações recebidas, mantendo um tom de voz calmo, sem alterações, mesmo em situações estressantes.
3) Deve ouvir mais do que falar, tomando o máximo de cuidado para não revelar informações sensíveis ao entrevistado e anotar tudo que o entrevistado falar.
4) Sempre responder de forma clara e, quando possível, verdadeira, diante de questionamentos do entrevistado.
5) O entrevistador deve estar pronto para se ajustar e reagir rapidamente diante de novas informações e novas pistas, fazendo outras perguntas e abordando novos assuntos.
6) O entrevistador não deve julgar ou ameaçar o entrevistado.
RELATÓRIO FINAL:
O relatório final será a forma de registrar as informações detalhadas do processo investigativo, e o seu resultado. Deve ser claro e de fácil leitura para todos os potenciais recipientes, que podem ou não ser técnicos em investigação/compliance e deve também preservar a identidade daqueles que não precisam ser diretamente citados.
Normalmente contém os seguintes tópicos:
- Resumo da denúncia (descrição e data);
- Normas internas (políticas, código de ética) e externas violadas com a conduta;
- Lista dos envolvidos na denúncia e histórico de todos (cargo, tempo de casa, advertências anteriores, etc.);
- Ferramentas utilizadas na investigação;
- Documentos e dispositivos analisados e resultado da análise.
- Resultado das entrevistas, preservando a identidade das pessoas quando possível;
- Resultado da investigação;
- Anexos conforme a necessidade (evidências).
O relatório final pode ou não incluir avaliação jurídica dos fatos, orientação de caráter legal e em relação às possíveis sanções aos envolvidos.
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